Некоторые предприниматели до сих пор сомневаются, нужна ли им электронная подпись. Кажется, что это слишком сложно и потребует много времени на оформление. На практике такой инструмент помогает быстро и безопасно работать с документами. С ним отчеты можно отправлять за минуты вместо дней, а договора подписывать мгновенно — без лишней бумажной волокиты. Это серьезно экономит время как сотрудников, так и клиентов.
В статье разберем, что такое электронная подпись, какие виды бывают и как ее получить. Отдельно расскажем, сколько это стоит и что важно помнить, чтобы ваша роспись всегда имел юридическую силу.
Что такое электронная подпись и для чего она нужна
Электронная подпись (ее еще называют цифровой ключ или сокращенно ЭП) — это инструмент, который позволяет заверять файлы и соглашения удаленно, без бумажных копий и личных встреч. По сути, это аналог рукописной подписи, только в виртуальном формате. Она подтверждает, что документ заверен конкретным человеком или организацией, а значит — имеет юридическую силу.
Электронную подпись используют, чтобы:
- согласовывать контракты и соглашения дистанционно;
- сдавать отчетность в государственные органы (налоговая, пенсионный фонд или Росреестр);
- участвовать в электронных торгах и госзакупках;
- регистрировать фирмы, подавать заявки и вести переписку с контрагентами без визитов в офисы.
Какие виды электронных подписей существуют
В России порядок использования ЭП регламентирует статья 5 Федерального закона № 63-ФЗ. Согласно ему, выделяют простой цифровой ключ и два вида усиленных — неквалифицированный и квалифицированный. Рассмотрим каждый подробнее.
Простая электронная подпись (или сокращенно ПЭП). Чаще всего к ней относят коды из СМС, логины и пароли или галочку в чекбоксе на сайте. ПЭП подтверждает факт согласия человека с чем-то — например, пользователь принимает условия договора или правила площадки. Оформлять такую подпись специально не нужно: она создается автоматически внутри сервиса или сайта при совершении действий.
Где используют:
- при регистрации в веб-ресурсах;
- для подтверждения входа или оплаты на маркетплейсах и в приложениях банков;
- для согласия на обработку данных или заполнения форм.
Усиленные ЭП обеспечивают более высокий уровень защиты. Их выпускают специальные удостоверяющие центры (или сокращенно УЦ) — это государственные или коммерческие организации, которые аккредитует Минцифры РФ.
Неквалифицированная электронная подпись (или сокращенно УНЭП). Ее создают с помощью специальных программ и криптографического ключа. Когда пользователю нужно оформить документ, система формирует уникальный код — внутри защищенного сервиса УЦ или прямо в корпоративной сети компании. Сотрудник просто выбирает файл, который нужно подписать, а платформа запрашивает его личный пароль — и через секунду бумаги будут заверены.
Где используют:
- для внутреннего документооборота предприятия;
- для обмена договорами между организациями;
- для электронного взаимодействия с партнерами и клиентами.
С юридической точки зрения УНЭП имеет силу только если все стороны признают ее равноценной простой росписи. Обычно это прописывают в договоре или оферте — например, в пункте о порядке обмена виртуальными документами.
Квалифицированная электронная подпись (или сокращенно УКЭП). Ее создают с помощью двух криптографических ключей: закрытый записывают на USB-токен или смарт-карту, а открытый формируется при подписании и позволяет проверить подлинность. Вместе с ключом всегда выдают сертификат — он подтверждает, что роспись принадлежит конкретному человеку.
С помощью УКЭП можно заверять любые цифровые документы без предварительных согласований с другой стороной — если только закон не требует бумажный оригинал. Например, бухгалтер вставляет USB-токен в компьютер, загружает отчет в программу, вводит пароль — система находит ключ, шифрует документ и прикрепляет сертификат. Бумаги подписаны и готов к отправке в налоговую.
Как получить электронную подпись физическому лицу
Физическому лицу для оформления электронной подписи (ЭП) обычно требуется минимальный набор документов. Алгоритм получения выглядит так:
-
Выберите удостоверяющий центр. Актуальный список аккредитованных организаций можно найти на портале Минцифры РФ. Жители Москвы могут получить ЭП на сайте mos.ru — ключ создаётся на основании заявления при оформлении некоторых документов.
-
Подайте заявку. Это можно сделать онлайн или лично в офисе удостоверяющего центра. Вам понадобятся паспорт гражданина РФ, СНИЛС и ИНН.
-
Подтвердите личность. Для усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) чаще всего требуется личное присутствие в отделении УЦ или вызов выездного специалиста. Некоторые центры поддерживают удалённую идентификацию через портал «Госуслуги» или биометрию. Упрощённая ЭП (УНЭП) оформляется полностью дистанционно на платформе выбранного сервиса.
-
Оплатите услугу и получите ключ. УКЭП записывается на защищённый носитель — токен или смарт-карту (приобретается отдельно). УНЭП может храниться как виртуально (файл на компьютере или в облаке), так и на физическом носителе — в зависимости от сервиса.
-
Установите программное обеспечение. Для УКЭП почти всегда требуется специальное ПО для создания, подписания и проверки документов. Для УНЭП зависит от платформы: в одних случаях достаточно веб-интерфейса, в других — нужно установить программу или плагин для работы с ключом.
Кроме того, физические лица могут бесплатно оформить Госключ — это универсальная подпись, которая хранится в приложении сервиса. С ее помощью подписывают заявления, подают документы онлайн и пользуются площадками с поддержкой Госуслуг. Также через Госключ доступна удаленная идентификация для получения УКЭП или УНЭП.
Как получить электронную подпись юридическому лицу или ИП
Для индивидуального предпринимателя процесс оформления ЭП почти не отличается от регистрации для физлица — потребуется такой же минимальный пакет документов. А вот для организаций, например ООО или АО, нужны дополнительные бумаги, которые подтверждают статус компании и полномочия руководителя:
- учредительные документы (устав, свидетельство ОГРН);
- приказ о назначении директора;
- ИНН организации;
- паспорт и СНИЛС руководителя.
Определите тип получателя ЭП Уточните, оформляется ли подпись для ИП или юридического лица. Для ИП пакет документов аналогичен физлицу (паспорт, СНИЛС, ИНН). Для ООО, АО и других организаций дополнительно потребуются учредительные документы, приказ о назначении руководителя и ИНН компании.
Выберите аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) Актуальный список УЦ можно найти на портале Минцифры России. Убедитесь, что центр поддерживает оформление ЭП для юридических лиц и ИП.
Подайте заявку Заявку можно подать онлайн через сайт УЦ или лично. Для юрлица заявление оформляется от имени организации с указанием реквизитов и полномочий подписанта.
Подтвердите личность и полномочия Для ИП — личное присутствие или удалённая идентификация через Госуслуги. Для юрлица — личное посещение с оригиналами документов (ОГРН, ИНН, приказ о назначении, паспорт руководителя).
Оплатите услугу и получите ключ После оплаты ключ будет записан на защищённый носитель (токен или смарт-карту) или выдан в цифровом виде, в зависимости от типа подписи (УКЭП или УНЭП).
Квалифицированную подпись выдает только ФНС России или ее доверенные лица, их список опубликован на сайте службы. Если сертификат оформляют впервые, руководителю нужно будет один раз самостоятельно подтвердить личность. Если УКЭП уже есть, продлить или перевыпустить его можно онлайн — перечень документов обычно совпадает с тем, что нужен для УНЭП, но детали лучше уточнить в выбранном УЦ.
Срок действия электронной подписи
Период службы ЭП всегда ограничен — это важная мера безопасности. Конкретный промежуток указан в самом сертификате, обычно он составляет 1 год. После его окончания ЭП нужно продлить или выпустить новый. Первый вариант проще и дешевле: вы повторно подаете заявку и подтверждаете данные, но заново удостоверять личность чаще всего не требуется. Если оформляете сертификат «с нуля», всю процедуру нужно проходить с начала.
Почему важно следить за сроком службы:
- подпись с просроченным сертификатом недействительна;
- документы с такой ЭП могут отклонить государственные органы или контрагенты;
- продлить действующий ключ проще и дешевле, чем получать новый.
Если вам нужно проверить подлинность ЭП, можно воспользоваться специальным сервисом на Госуслугах. Для этого перейдите на сайт, загрузите документ и файл подписи, затем нажмите кнопку «Проверить». Система проанализирует данные и отобразит имя владельца, удостоверяющий центр, серийный номер и срок действия сертификата.
Стоимость электронной подписи
Цифровые подписи, которые можно оформить через Госключ или на сайте ФНС, предоставляют бесплатно. Если вы обращаетесь в удостоверяющий центр, стоимость будет зависеть от тарифа, уровня защиты и комплектации услуги.
Многие УЦ предлагают пакетные решения: например, сразу несколько подписей для сотрудников, годовое обслуживание и продление сертификатов. В среднем УНЭП обойдется примерно в 2–5 тысяч рублей, а УКЭП — от 5 до 10 тысяч рублей. В последнем случае в бюджет нужно заложить и стоимость защищенного носителя, если вам нужен физический ключ.
Электронная подпись — лишь часть налаженного документооборота. Чтобы сделки не зависали и бумаги не терялись, важно правильно выстроить всю цепочку взаимодействия: от первого контакта с клиентом до подписания договора и поддержки после сделки.
Для полного контроля над процессом коммуникации при подобном взаимодействии MANGO OFFICE предлагает готовое решение — виртуальную АТС, которая закрывает ключевые задачи коммуникации:
- Принимает входящие звонки — распределяет их между сотрудниками без потерь.
- Записывает разговоры — удобно проверять, как менеджеры решают вопросы по договорам.
- Автоматизирует обратный звонок и голосовое меню — ускоряет согласование и подписание документов.
- Интегрируется с CRM — хранит всю историю общения и статусы договоров в одном окне.
- Собирает обратную связь — сразу после подписания можно запустить автоопрос и узнать мнение клиента.
Выводы
- Электронная подпись — это полноценный юридический аналог вашей рукописной росписи, который позволяет утверждать документы дистанционно.
- В России используют три вида ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Последняя приравнивается к собственноручной подписи и подходит для взаимодействия с госорганами.
- Для физлиц и ИП процесс оформления ЭП максимально простой — нужен минимальный пакет документов. Организациям дополнительно требуются бумаги, подтверждающие статус и полномочия руководителя.
- Срок действия сертификата в среднем составляет 1 год. Чтобы избежать ошибок в работе и потери времени, важно продлевать ЭП вовремя.
- Бесплатно сертификат можно оформить через Госключ или на сайте ФНС. В удостоверяющем центре стоимость зависит от тарифа, количества подписей и необходимой степени защищенности носителя.
Краткий пересказ статьи от нейросети YandexGPT
